Типовой перечень со сроками хранения росатом. Перечни документов с указанием сроков хранения. Срок хранения документов по личному составу

Типовой перечень со сроками хранения росатом. Перечни документов с указанием сроков хранения. Срок хранения документов по личному составу

Приказ № 558 в сжатом виде дает перечень всей управленческой документации, которую производит организация в ходе своей деятельности. Основные блоки следующие:

  • управленческо-распорядительные;
  • бухгалтерские, финансовые;
  • кадровые;
  • имущественные и хозяйственные;
  • социально-бытовые и профсоюзные.

Несмотря на обстоятельность приказа, его разработчики не предлагают точные наименования документов, а обобщают их в группы. Таких групп в приказе насчитывается 1002.

Чем еще удобен Приказ № 558? Перечень типовых управленческих архивных документов представлен в табличной форме, разбит по тематическим блокам (их 12), а кроме того — все наименования в конце этого НПА даны в алфавитном порядке с перекрестными ссылками на таблицу — это значительно упрощает навигацию.

Для каждого типового документа указан срок его хранения.

Как правильно исчислять срок архивного хранения

Этот вопрос далеко не очевидный. Видимо, осознав это, законодатели с 18.06.2017 внесли серьезные изменения в статью 22.1 . Теперь закон говорит, что срок, указанный в перечнях, отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ завершен.

Формулировка не совсем очевидна — поэтому разберем задачу на примере документов по личному составу.

Срок хранения документов по личному составу

Личное дело в организации начинает формироваться, что очевидно, в момент поступления работника на работу, и заканчивается — днем его увольнения.

Пример 1

Приказ об увольнении работника был датирован 10.06.2016. Срок хранения такого личного дела исчисляется с 01.01.2017.

Обратите внимание! В соответствии с новой редакцией закона № 152-ФЗ личные дела, завершенные до 2003 года, должны храниться 75 лет, а завершенные позже — 50 лет. Следовательно, в нашем примере личное дело должно храниться до 31.12.2065.

Пример 2

В отделе кадров хранится личное дело сотрудника, уволенного 15.05.2001. Сколько лет его нужно хранить?

Итак, согласно закону, срок хранения дела исчисляется с 01.01.2002. Продолжительность хранения — 75 лет. Значит, это личное дело можно готовить к уничтожению не ранее 31.12.2077.

Что можно изъять из личного дела и уничтожить раньше

Согласно Приказу № 558, далеко не все кадровая документация подлежит столь длительному хранению. Так, например:

  • хранятся в течение 5 лет после окончания командировки (за исключением

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минкультуры России от 16 февраля 2016 года № 403

(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, № 0001201603170030).

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

Разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Прошло 10 лет с момента принятия Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; далее – Перечень 2000). За это время произошли существенные изменения в развитии нашего общества: совершенствовалась структура, задачи, функции и направления деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления. Менялись и взаимоотношения между государственными органами, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности, что нашло свое отражение в принятии соответствующих законодательных и иных нормативных и правовых актов Российской Федерации. Эти процессы повлекли за собой создание новых видов документов, которые отсутствовали в Перечне 2000. Назрела необходимость в разработке нового типового перечня, который удовлетворил бы потребности собственников документов в определении сроков их хранения.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее – Перечень 2010).

Перечень 2010 прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации (после чего был доработан с учетом их замечаний), а также экспертизу в Минюсте России.

Практически все формулировки статей и сроки хранения документов Перечня 2010 соответствуют нормам, содержащимся в нормативных правовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности.

Перечень 2010 – нормативный акт, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения обязательно для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности.

Перечень построен по функциональному принципу и состоит из разделов, отражающих основные направления деятельности организации: организационно-распорядительная и правовая деятельность; планирование; финансирование, учет и отчетность; кадровое обеспечение; трудовые отношения; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственные вопросы; социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Перечня 2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее – организаций) независимо от формы собственности при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, с указанием сроков хранения.

Структура Перечня 2010

Структура Перечня 2010 и названия его разделов по сравнению с Перечнем 2000 практически не изменились.

Перечень 2010 состоит из 12 разделов:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов.

Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень 2010 имеет 4 графы.

В графе № 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне 2010 присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 приведены виды документов. Перечень 2010 не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Что нового?

Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000. Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.

Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т.п.

В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации.

В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, среди которых:

государственные реестры муниципальных образований (ст. 9);

● свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10);

● регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11);

● соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13);

● документы о создании особых экономических зон (ст. 14–17) и др.

Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б Перечня 2010), имеющих срок хранения 75 лет. К ним относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрениях, награждениях;

● оплате труда, премировании, различных выплатах;

● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

● отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

● дежурствах по профилю основной деятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

● командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

При этом в примечании к ст. 19б Перечня 2010 сказано, что приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках имеют срок хранения 5 лет.

Обратите внимание: приказы о взысканиях, в которых содержатся сведения о депремировании работников (т.е. связанные с оплатой труда), имеют срок хранения 75 лет.

Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как:

● единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36);

● документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38);

● государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42);

● документы о ликвидации организаций (ст. 49);

● договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51);

● списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53);

● административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54);

● документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62);

● договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78);

● договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др.

Особую группу в данном подразделе представляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации.

Если в Перечне 2000 документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103). Так, в ст. 96 вошли следующие документы: заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок.

Срок хранения этих документов – 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь – сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения. (В Перечне 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения «постоянно».) Например, в ст. 110 вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения. Срок хранения этих документов – 10 лет. Однако в примечании имеется сноска о том, что срок хранения этих документов у заявителя – 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же, в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Большую группу в данном подразделе Перечня 2010 представляют документы, связанные с правом владения имуществом, земельными вопросами, организацией деятельности акционерных обществ.

Важные примечания

Несколько слов о применении постоянного срока хранения документов, указанных в перечне, для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т.п., должна храниться в организации до ее ликвидации, поскольку эти документы могут явиться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и др. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации.

Отметка <**> рядом со сроком хранения «постоянно» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по перечню, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе.

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее 1 года).

Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В ряде случаев уточняется место хранения документов, имеющих длительный (постоянный) срок хранения (например, ст. 2, 18, 19, 22, 27, 28), условия, при которых исчисляется срок хранения документов (например, ст. 27б, 28б).

Для удобства пользования к Перечню 2010 составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня.

Обратите внимание

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2009 г., исчисляется с 1 января 2010 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Снижение сроков хранения документов, установленных перечнем, запрещается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Нужно ли заново составлять номенклатуры дел в связи с введением в действие нового перечня?

Ответ однозначен: нужно. Ведь изменились не только номера статей перечня, на которые даются ссылки в соответствующей графе номенклатуры дел, но и сроки хранения документов.

Перечень 2010 является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.


Е.А. Кошелева,
архивист

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
  2. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения

Наименование

данные лиц, не принятых на работу

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы по технике безопасности и ее соблюдению

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации

Постоянный срок хранения

Приказы по основной деятельности

Длительное хранение

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

Трудовые договора, соглашения к ним

до замены новыми

Перечни профессий

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. , предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

Введение

Для помещаемых в архив документов образуется единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Ведущую роль в определении срока хранения документов играет перечень с указанием сроков хранения. Архивные учреждения разработали типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и стоимость продукции). При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащихся в деле. Только после этого прибегают к помощи перечня путем сопоставления изучаемых единиц хранения с соответствующей статьей перечня. Под статьей в перечне понимается совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Это актуально, так как установление сроков хранения документов имеет огромную роль для истории.

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации не должны носить стихийный характер, связанный с чрезвычайными ситуациями. Они должны осуществляться открыто и планомерно.

Цель: раскрыть значение перечней документов, контроля исполнения документов и поручений.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Виды перечней

документ ведомственный контроль

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждения, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, указания, памятки и т.д.

Из названных пособий большую популярность имеют перечни.

Перечни документов - систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкций Архивного фонда страны.

Комиссия вправе назначить по перечню следующие сроки хранения документов:

Кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);

Долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т.д.);

Ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Сложившиеся к 1990 году система перечня достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990 года, когда в стране поменялись политические, экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привлечены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Существует система перечней документов в зависимости от сроков хранения:

В данной системе традиционно различают 2 типа перечней документов:

С указанием срока хранения документов;

Подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

Типовыми;

Ведомственными.

Перечень типовых документов издаются Федеральной архивной службой. Они являются обязательными нормативными документами для всех учреждений, организаций и предприятий Российской Федерации. Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и согласовываются Федеральной архивной службой Российской Федерации.

Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания, поскольку условия и круг деятельности фондообразователя изменился. Со временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, как правило, через 10-15 лет после введения их в действие.

Список существующих перечней с указанием сроков хранения:

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения»;

- «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов)»;

- «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России»;

Существуют и другие перечни: ведомственные. Например:

- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

- «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1989 года, старый разработанные для наиболее массовых видов юридических лиц. Здесь стоит упомянуть:

- «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

- «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Перечнем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях понятно, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

Пометка «до минования надобности», которая позволяет организации самостоятельно определять длину жизни документа,

Отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

Похожие публикации