Компенсация за использование личного транспорта как оформить. Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Как обезопасить компенсацию

Компенсация за использование личного транспорта как оформить. Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Как обезопасить компенсацию

Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом — если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства. В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.
Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:
«4. Обязанности сторон
4.2. Работодатель обязуется:
8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);».
Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 года применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р. Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (письма Минфина РФ от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).
Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Обратите внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо Минфина РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected] «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»):
— копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
— другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).
Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ N 152 . Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Оформляем договор аренды

При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником. Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией. При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль.
Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод:
— если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации;
— при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Использование автомобилей сотрудников в служебных целях сегодня практикуется в различных организациях и учреждениях, имеющих в штате сотрудников с разъездным характером работы. Также использует свои автомобили руководящий состав, которому по долгу службы приходиться «мобильно» решать много различных вопросов. На каких же условиях персонал может использовать личные авто? Какие ему полагаются выплаты, в чем заключаются их бухгалтерский учет и налогообложение?

Как можно оформить «на работу» автомобиль сотрудника?

Оформить отношения с сотрудником, использующим автомобиль при выполнении служебных обязанностей, можно по-разному. Во-первых, можно включить положение об использовании имущества в условия трудового договора и выплатить компенсацию в порядке и размерах, предусмотренных законодательством. Во-вторых, никто не запрещает подписать с сотрудником гражданско-правовой договор по аренде личного автомобиля с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации. Каждый из вариантов имеет преимущества и недостатки.

В отличие от всех иных видов получения авто в пользование, в данном случае автомобиль эксплуатируется не только в служебных, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного автомобиля сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по договору аренды транспортного средства с экипажем. Однако, как показывает практика, использование личного транспорта существенно ограничено сферой его эксплуатации: как правило, это служебные командировки, когда на личном транспорте проще добраться туда, куда не ходит общественный или служебный транспорт.

Также использование личного имущества в рамках трудовых отношений может расцениваться как связанное с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, а полагающиеся работнику компенсационные выплаты могут расцениваться как не подпадающие под налоговое и страховое обложение. В то же время названные выплаты, как правило, ограничиваются трудовым законодательством. Гражданское право дает участникам отношений большую свободу действий, что позволяет им предусмотреть в договоре практически любой размер выплат, связанных с использованием имущества в интересах другой стороны. Однако это лишает выплаты компенсационного характера и заодно преференций по налогам и взносам.

Добавим: независимо от выбора обозначенных вариантов, учреждению выгодно, чтобы сотрудник использовал личный автомобиль. Как минимум, учреждение не понесет бремя капитальных затрат на приобретение автотранспорта, поэтому не увеличится бюджет расходов текущего периода. Также сократятся расходы на содержание и эксплуатацию: часть из них оплачивает работодатель, а часть - работник (владелец авто), использующий его и в личных целях. Помимо экономии на затратах учреждение может снизить объем документооборота и трудозатрат по учету эксплуатации автотранспорта.

Эксплуатация личного транспорта в рамках законодательства

Отношения между работником и работодателем регулируются нормами трудового законодательства, которые предусматривают выплату компенсации за использование авто, износ (амортизацию) имущества (потерю стоимости), а также расходы, связанные с использованием работником личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ).

Порядок возмещения затрат работника и размеры выплат определяются актами трудового законодательства, а при отсутствии данных актов - соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме. У бухгалтера может возникнуть вопрос: как разработать такой порядок (соглашение) об использовании личного авто?

Один из вариантов - это взять за основу имеющиеся нормативные документы по выплате компенсации за использование личного авто, например, утвержденные Правительством РФ (речь идет лишь о правилах выплаты компенсации, а не о ее размере):

  • для федеральных государственных гражданских служащих (Постановление от 02.07.2013 № 563);
  • для персонала органов внутренних дел (Постановление от 30.12.2011 № 1199);
  • для сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органов (Постановление от 17.01.2013 № 14).
Хотя документы адресованы разным категориям лиц, правила назначения и выплаты денежной компенсации по всем ним сходны. Во-первых, она выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями. Во-вторых, основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (учреждения). В-третьих, сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в таком же порядке. В-четвертых, для выплаты компенсации «разъездной» сотрудник подает заявление с указанием того, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению работник прикладывает следующие документы:

  • копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства, доверенности на управление автомобилем);
  • путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
  • документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).
Все представленные документы должны подтверждать использование имущества в интересах работодателя, а не в интересах работника (Постановление АС СЗО от 16.03.2015 № Ф07-1834/2011). К этому добавим, что решение о выплате компенсации (возмещении расходов) принимается руководителем в определенный срок с учетом:
  • необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • времени использования личного транспорта в служебных целях;
  • объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Какие расходы возникают при использовании личного авто?

На самом деле эксплуатация транспортного средства предполагает несение самых различных затрат, не все из которых компенсирует работодатель. Если исходить из норм ст. 188 ТК РФ и практики эксплуатации личного транспорта, то расходы между работником и работодателем будут распределяться так:

Работнику полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками). Выплата компенсации производиться отдельно от возмещения поименованных расходов.

Для сравнения представим распределение расходов по договору аренды авто с указанием услуг по управлению и технической эксплуатации между арендодателем и арендатором (если в их роли выступают работник и работодатель соответственно).

Как видим, расходы распределены схожим образом, но есть и различия. В частности, при использовании личного авто работник не получает отдельно плату за услуги по его управлению и технической эксплуатации. Сама эксплуатация личного автомобиля производится в рамках трудовой деятельности, за которое работник получает вознаграждение (зарплату). Компенсация за использование транспорта есть некий аналог арендной платы, в которую также заложен износ автомобиля (потеря его стоимости).

Бухгалтерский учет

Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции № 157н ).

В бухгалтерском учете учреждения показываются всего две операции:

  • начисление суммы компенсации и отражение возмещения фактических затрат;
  • выдача сотруднику компенсации в установленном размере.
Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н , 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим, что если транспортное средство используется по договору аренды, то используется счет 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» (п. 256 Инструкции № 157н). По кредиту данного счета отражается начисление арендной платы, по дебету - перечисление ее на счет сотрудника (выдача из кассы учреждения).

Бухгалтер бюджетного или автономного учреждения физической культуры и спорта в соответствии с инструкциями № 174н, № 183н сделает следующие учетные записи:

Отметим: в упрощенных проводках нет записей по налоговым обязательствам.

НДФЛ

Данным налогом облагаются все доходы, получаемые физическими лицами, включая работников учреждений. От исчисления и удержания названного налога п. 3 ст. 217 НК РФ освобождает все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм). Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, нужно обратиться к иному, в частности, к трудовому, законодательству.

Из него следует, что необлагаемой суммой будет являться та, которая установлена в соглашении об использовании личного имущества работника. Причем должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03‑04‑05/25434, от 20.04.2015 № 03‑04‑06/22274).

Здесь добавим, что ни трудовое, ни налоговое законодательство не содержат:

  • перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер использования личного имущества;
  • положений, запрещающих работодателю компенсировать работникам расходы, понесенные ими в связи с выполнением трудовых обязанностей.
Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения необлагаемой компенсации работникам расходов по использованию личного авто, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты.

Страховые взносы

При исчислении данных взносов нужно помнить, что они исчисляются с выплат и вознаграждений, начисляемых в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ст. 7 Закона о страховых взносах ). Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых или иных обязанностей, ни к материальной выгоде. Поэтому названная выплата не подлежат обложению страховыми взносами (Определение ВС РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855). К такому логичному и краткому выводу судей добавим подробные рекомендации чиновников.

Как указано в Информационном письме ФСС РФ от 14.03.2016 № 02‑09‑05/06‑06‑4615, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником. Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть бухгалтер должен располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В разъяснении чиновников также сказано, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и обозначенное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общем порядке. Не спешите соглашаться с чиновниками. Почему?

Судебные инстанции не разделяют приведенное мнение. Если авто используется по доверенности, то именно данный документ подтверждает правомерное использование чужого автомобиля, в том числе в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование авто, находящегося во владении работника на основании доверенности (Постановление АС УО от 06.04.2015 № Ф09-10118/14). На сегодняшний день в законодательстве отсутствует понятие личного имущества работника, поэтому им может быть имущество, принадлежащее ему на любом законном основании. Следовательно, компенсация работнику за использование личного авто, управляемого по доверенности, не облагается страховыми взносами (Определение ВС РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423).

Также не будет облагаться страховыми взносами выплаченная по договору аренды компенсация за использование личного транспорта, которым сотрудник управляет на основании доверенности. Выплаты по договору аренды транспортного средства с экипажем в силу взаимосвязанных норм пенсионного, гражданского законодательства не могут восприниматься третьими лицами иначе как компенсация лицу, которому выдана доверенность на управление автомобилем, и поэтому не образует объекта обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (Определение ВС РФ от 30.07.2015 № 306-КГ15-5578, Постановление АС ПО от 18.02.2015 № Ф06-18242/2013).

Нужен ли путевой лист при выплате компенсации за использование личного авто?

Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, знающие о том, что данный документ обязывает составлять Устав автомобильного транспорта , который запрещает осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов ).

Из сказанного следует, что согласно требованиям транспортного законодательства без путевого листа не обойтись учреждению и организации, эксплуатирующим свой автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов. Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то необходимость в оформлении путевого листа не возникает, так как это предусмотрено вышеуказанными нормативными актами для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Аналогичный вывод можно сделать в отношении эксплуатации личного транспорта в служебных целях. Однако необходимость его составления следует уже не из норм «транспортного» законодательства, а из требований трудового и налогового законодательства, которые обязывают подтвердить именно служебное использование личного имущества сотрудника. На это указали и судьи в Постановлении АС УО от 16.05.2016 № Ф09-4056/16. Для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Сведения, не позволяющие идентифицировать расходы на горюче-смазочные материалы как производственные, могут сыграть на руку ревизорам, которые начислят страховые взносы с неоднозначных выплат, являющихся вознаграждением за выполнение трудовой функции.

Подведем итог. Для того чтобы выплата за использование личного транспорта сотрудников считалась компенсационной, нужно, чтобы соблюдались следующие условия. Использование транспортного средства связано с исполнением трудовых обязанностей. Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя учреждения, в котором предусмотрены ее размеры. Размер возмещения указанных расходов при этом должен соответствовать экономически обоснованным затратам, сопряженным с фактическим использованием транспортного средства для целей трудовой деятельности. Если указанные условия не выполнены, то лучше заключить с работником договор об аренде транспортного средства с экипажем и считать налоги и взносы в общем порядке.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.

Важно! Во всех случаях, использование личного авто сотрудника в служебных целях, которое носит регулярный характер, подлежит документированию установленным порядком.

За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию. Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ . Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:

  • компенсационная выплата полагается за эксплуатацию, износ инструментария, личного транспортного средства (далее - ТС) работника, его технических средств, материалов;
  • возмещение трат предусмотрено по части эксплуатации ТС (к примеру, за ГСМ);
  • размер компенсации устанавливается путем достижения соглашения между двумя сторонами (нанимателем и работником), которое далее подлежит документированию.

Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.

Как акцентирует внимание Минтруда РФ (письмо № 17-3/В-542 от 13.11.2015), размер компенсационной выплаты должен соответствовать обоснованным тратам. Т. е. все расходы, так или иначе увязанные с эксплуатацией ТС для служебных целей, должны документально подтверждаться.

Зам. директора Департамента развития соцстрахования Л. А. Котова.

Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается

Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.

Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).

Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.

Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным . Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.

При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:

  • право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него);
  • произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ;
  • километраж - как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).

Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом. Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.

Условия, при которых возмещаются траты сотруднику, использующему на работе личный автомобиль

Таким образом, компенсацию выплачивают работнику при соблюдении нескольких условий. Первое: если работник может подтвердить документально, что он владелец авто и оно действительно эксплуатируется в служебных целях с ведома нанимателя.

Второе: траты на ГСМ (ремонт, мойку), которые имели место, удостоверяются платежными документами (чеками, квитанциями и др.).

Третье: размер компенсации, вариант ее расчета предварительно согласовывался сторонами и оформлен документально.

Следует иметь в виду, что работнику компенсация может назначаться в фиксированной сумме. Тогда установленный размер выплаты начисляется работнику не зависимо от того, сколько дней он эксплуатировал на работе свое авто.

Пример 1. Компенсация в фиксированном размере за эксплуатацию личного ТС на работе

Сотруднику ООО «Василек», менеджеру М. Т. Теплякову назначена фиксированная компенсация за эксплуатацию его авто на работе. Объем двигателя легковой машины М. Т. Теплякова превышает 2000 куб.м. Размер компенсирующей выплаты за месяц составляет 2500 руб.

В одном из месяцев М. Т. Тепляков представил путевые листы на 23 раб. дня, в то время как в данном месяце было 25 раб. дн. Тем не менее, учитывая тот факт, что компенсация менеджеру положена в фиксированной сумме, то она же будет выплачена в полной мере и при данных обстоятельствах.

Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтерия ООО «Василек» учитывает предельный размер компенсационной выплаты по этому месяцу, определяемый Постановлением № 92 от 08.02.1992 . Для авто М. Т. Теплякова она равняется 1500 руб., т. к. рабочий объем двигателя его ТС превышает 2000 куб.м.

Варианты оформления использования на работе личного авто сотрудником

Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:

  1. Путем заключения арендного договора с экипажем либо без него (т. е. с водителем-владельцем авто либо без).
  2. Посредством заключения допсоглашения к трудовому договору либо внесения в него соответствующих условий по использованию личного авто и выплате компенсации.

Ключевой момент: соглашение по использованию ТС в служебных целях и выплате за это компенсации должно быть письменным.

Способ оформления Что включает Отдельные дополнения по оформлению

Трудовой договор либо допсоглашение к нему

Как принято, записываются:

марка авто;

реквизиты правоустанавливающих документов на ТС;

виды трат, которые подлежат возмещению;

величина и условия выплаты компенсации

Что касается покрытия трат по ГСМ, то стороны так и указывают, что наниматель будет возмещать траты по приобретению ГСМ с учетом действующих норм расхода топлива

(Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 по утверждению соответствующих методических рекомендаций).

Основание для выплат: путевые листы, оплаченные чеки от АЗС

Стандартный арендный договор с экипажем либо без него

Обязательно оформляется письменно и содержит сведения:

о ТС (марка, характеристики и др.);

сроки его аренды;

размер и порядок внесения арендной платы, иные дополнительные условия (например, кто будет оплачивать ГСМ, ремонтные работы и т. п.)

При данном способе оформления, как правило, работнику перечисляется только арендная плата, выплата компенсации здесь не предусмотрена

В общем случае, если две заинтересованные стороны заключают договор (либо досоглашение), то далее по прошествии месяца работник должен письменно отчитаться перед нанимателем об использовании своего авто в намеченных целях.

Это значит, что он должен представить установленным порядком информацию о времени эксплуатации, пробеге, тратах по ГСМ, подтвердив все это документально (приложив путевые листы, чеки и т. п.). Рассмотрев представленные данные, наниматель их одобряет, после чего работнику (обычно на последний день месяца) начисляется компенсация, а затем возмещаются траты. Основанием для начисления данных выплат является приказ нанимателя.

Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику

Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая.

Основные составляющие части приказа Какие обязательные сведения включают Пояснения по изданию приказа
Шапка

(верхняя часть документа)

Полное наименование, надлежащие реквизиты организации Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления

Заголовок

Стандартный вариант:

«Приказ».

Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях

Основная часть

(суть распоряжения)

Включает:

назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу - конкретному работнику организации;

ее размер, порядок и способ выплаты;

документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат

Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств

Заключительная часть

В конце приказа свою визу проставляет руководитель С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись

Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.

Пример 2. Образец приказа о назначении компенсации за использование личного авто на работе

Директор ООО «Василек», Р. Н. Бурлевская дает следующие распоряжения в отношении менеджера отдела снабжения М. И. Теплякова, которые фиксируются в приказе:

  1. Выплачивать данному работнику ежемесячную компенсацию (1200 руб.) за использование его авто (марки «Лада Приора» с объемом двигателя 1596).
  2. Попутно возмещать М. И. Теплякову траты, связанные с содержанием его авто.
  3. Самому работнику отчитываться ежемесячно, представляя путевые листы, соответствующие документы, подтверждающие траты.
  4. Компенсационную выплату включать в зарплату М. И. Теплякова на основании приказа, где будет указана окончательная сумма выплаты.

Распространенные ошибки при оформлении компенсации за использование личного авто сотрудника

Ошибка 1. Компенсация трат, которые связаны с эксплуатацией сотрудником своего автомобиля на работе, предоставляется не всегда.

Так, довольно типичной является ситуация, когда, владелец авто (сотрудник организации) систематически использует свою машину на работе, не известив об этом нанимателя и никак не оформив. При данных обстоятельствах наниматель не должен и не будет компенсировать никакие траты данному сотруднику (включая по ГСМ, техосмотру либо ремонту).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Учитывает ли наниматель при оформлении компенсации за использование авто сотрудника на работе время пребывания его на больничном либо в очередном оплачиваемом отпуске?

Нет, за названые периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте компенсация не начисляется. Также не учитываются дни, когда ТС не использовалось по причине выявленных неисправностей и прохождения ремонта.

Вопрос №2: Предусмотрена ли компенсация по ГСМ работнику за разовое использование личного авто в служебных целях (т. е. за одну командировочную поездку)?

Да, за одну служебную поездку также выплачивается компенсация. Ее величина рассчитывается с учетом оплаченных чеков АЗС.

В нынешнее время директора организаций хотят взять работника с личным транспортом для мобильности и упрощения ведения бизнеса. В статье расскажем, как начисляется компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2020 году, рассмотрим порядок выплат.

Общее понятие о компенсации использования личного авто в служебных целях

Возникает вопрос, как законодательно верно оформить такие отношения в бухгалтерском и налоговом учете?

  • Во-первых, необходимо заключить трудовой договор с сотрудником, в котором предусмотреть, что его личный автомобиль будет использоваться в служебных целях.
  • Во –вторых можно составить договор аренды, согласно которого организация арендует у работника его авто.
  • В-третьих, подпишите договор на разовое оказание услуг по перевозке, если эта услуга не будет носить постоянный характер.

Какие расходы будет компенсировать организация

Предприятие в соответствии с Законом обязано возместить сотруднику:

  • Расходы на бензин, топливо
  • Затраты на ремонт, в случае поломки
  • За парковку, мойку машины в рабочее время

Чтобы у налоговой не было сомнений в чистоте проведенных операций по оплате организацией компенсации за «служебный» износ личного автомобиля и возмещения расходов, возникших в процессе эксплуатации, необходимо предоставить на случай проверки подтверждающие документы. Читайте также статью: → « ».

Например:

  • Трудовой договор, где прописано, что личное авто используется в служебных целях
  • Подтвердить, что транспортное средство действительно принадлежит сотруднику, предъявив технический паспорт
  • Составлять справку-расчет с суммой компенсации, на основании первичных документов, таких как чеки, накладные, квитанции и другие ы, которые могут подтвердить расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
  • Издать приказ руководителя предприятия о том, что он действительно компенсирует затраты работнику

Размер компенсации сотруднику

Ком­пен­са­цию необходимо вы­пла­чи­вать лю­бо­му ра­бот­ни­ку, ко­то­рый по со­гла­ше­нию с ра­бо­то­да­те­лем ис­поль­зу­ет свой ав­то­мо­биль для слу­жеб­ных нужд. Даже за разовую поездку необходимо платить. Читайте также статью: → « ».

На какие же суммы может рассчитывать работник? В трудовом кодексе конкретные суммы не указаны, каждый работодатель в праве при заключении договора указать сумму, которую посчитает достаточной для возмещения расходов. Между тем налоговые ор­га­ны для контроля налогообложения и взно­сов ре­ко­мен­ду­ют учи­ты­вать при рас­че­те ком­пен­са­ции за ис­поль­зо­ва­ние лич­но­го транс­порт­но­го сред­ства:

  • сте­пень амортизации и срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния;
  • ин­тен­сив­ность.

По­это­му лучше все-та­ки при­ве­сти в со­гла­ше­нии об ис­поль­зо­ва­нии лич­но­го ав­то­мо­би­ля ра­бот­ни­ка хоть ка­кую-ни­будь ме­то­ди­ку рас­че­та ком­пен­са­ции, на­при­мер:

  • при­рав­нять ком­пен­са­цию к сумме амор­ти­за­ции ав­то­мо­би­ля за месяц;
  • уста­но­вить рас­цен­ки за 1 км «слу­жеб­но­го» про­бе­га ав­то­мо­би­ля. Их можно по­за­имство­вать у такси.

Отражение в учете компенсаций

Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.

В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.

Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.

С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.

Порядок возмещения затрат работнику

  • Во-первых, компенсация положена исключительно сотрудникам, которые работают на авто, ездят по командировкам и их деятельность носит разъездной характер
  • Во-вторых, основанием для того, чтобы сотрудник мог использовать личный транспорт в служебных целях является приказ руководителя организации
  • В-третьих, работники, которые работают с доверенностью на транспортное средство имеют такое же право на компенсацию как и с личным авто.
  • В-четвертых, сотрудник подает заявление где поясняет, при каких обстоятельствах и с какой периодичностью использовался его личный транспорт в служебных целях.К заявлению работник прикладывает следующие документы:.
  • копия документов на автомобиль, технический паспорт, свидетельство о постановке на учет);
  • путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены органом власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
  • первичные документы, в соответствии с которыми можно подтвердить расходы на ремонт, топливо, техническое обслуживание. Читайте также статью: → « ».

Все подтверждающие документы, которые предоставит работник, должны быть собраны в интересах работодателя и соответствовать расходам, связанным с рабочими моментами, а не в личных целях сотрудника.

Решение по выплате компенсации принимается руководителем в определенный срок в зависимости от:

  • необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • времени использования личного транспорта в служебных целях;
  • объема средств, выделенных учреждению на ведении деятельности.

Пример расчета выплат

С сотрудником организации «Амел» заключено соглашение об использование его личного авто RenoLogan 1.6 d в служебных целях:

  • Для компенсации по ремонту и эксплуатации авто предусмотрена сумма в размере 6 000,00 руб. в месяц;
  • Расход автомобиля по топливо восемь литров на 100 км.

1 августа работник сдал в бухгалтерию отчет об использовании личного транспорта за июль с приложенными чеками АЗС. Согласно отчету пробег автомобиля в служебных целях в июле составил 1 700 км. Сумма компенсации за использование и возмещение расходов за июль составит:

  • Сумма компенсации за июль 6 000 руб.т.к отработан полный месяц
  • Сумма возмещения расходов на бензин 1 700 * 8 / 100 * 42,50 (средняя цена за 1 л бензина АИ-95 согласно чекам АЗС) = 5780 руб.
  • Итоговая выплата сотруднику за использование личного автомобиля в июле составит 11780 руб.

Отражение в бухгалтерском учете:

В налоговом же учете принимаемая сумма компенсации за использование личного автомобиля составит всего лишь 1 200 руб. То есть сверхнормативная компенсация в размере 10580 не уменьшит ни налог на прибыль, ни налог при УСН.

Преимущества и недостатки расчетов

  1. Заплатить компенсацию сотруднику для компании выгоднее, поскольку если работодатель будет платить за использования транспорта сотрудника ежемесячную премию, тогда придется платить НДФЛ и страховые взносы, тем самым он экономит.
  2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, аренда автомобиля у сотрудника или у стороннего лица , либо использование собственного автомобиля .

Причины, по которым могут отказать в получении

К причинам по которым работодатель может отказать в выплате компенсации за использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, можно отнести:

  • Сотрудник официально не трудоустроен
  • Работник отказывается предоставлять подтверждающие документы по расходам, связанным с рабочими моментами, возникшими во время эксплуатации автомобиля
  • Есть подтверждение тому, что машина использовалась не по служебным делам, а в интересах сотрудника, в таком случае директору нет причин что-либо возмещать
  • Какой-либо из документов утерян, соответственно приложить как подтверждение к расходам нечего

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

  • компенсация, которая начисляется за использование имущества;
  • компенсационная выплата за износ персонального имущества;
  • возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Какие расходы возвращаются

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

  • расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
  • затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
  • за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
  • за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

  • Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
  • Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
  • Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
    • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
    • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
    • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
    • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
    • порядок осуществления выплат.

    К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

    • паспорт авто;
    • свидетельство про госрегистрацию;
    • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
  • Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
  • Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

  • чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
  • квитанции на мойку машины, ее ремонт;
  • расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

  • квитанции про заправку авто;
  • платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

  1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
  2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
  3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
  4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
  5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

  • человек не трудоустроен официально;
  • сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
  • работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
  • утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

  • на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
  • транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
  • если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.
Похожие публикации