Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов. Порядок проведения экспертизы ценности документов Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях

Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов. Порядок проведения экспертизы ценности документов Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

· экспертизу ценности документов для определениявозможности их практического и научного использования;

· оформление дел;

· составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

Отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

Установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

· в делопроизводстве учреждений;

· в ведомственном архиве;

· в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

· направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

· проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

· подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация-фондообразователь, на общих принципах и критериях.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.

В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

· действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и др.);

· типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

· нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

1.2 Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· значение физического лица в жизни общества;

· время и место образования документа.

К критериям содержания:

· значимость события (явления), отраженного в документе;

· значение имеющейся в документе информации;

· повторение информации документа в других документах;

· вид документа;

· подлинность документа.

А к критериям внешних особенностей документов:

· форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

· физическое состояние документа;

· подлинность документа.

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы:

· документы, отражающие основные направления деятельности организации,

· с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

· формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование;

· аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах организаций представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Вполне реально на стадии делопроизводства учитывать и вариантность, отдавая предпочтение при формировании в дела постоянного хранения тем вариантам документа, которые несут существенные информационные различия.

Значительно сложнее оценивать документы, в которых информация повторяется в разных формах и объемах.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось - авто-графичность.

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

Критерии из группы внешних особенностей на первых двух этапах в полной мере не реализуются, так как документы современных учреждений, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены, хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, особенности передачи текста и т.д.

Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов личного происхождения;

2) критерии ценности документов личного происхождения

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся следующие критерии:

Значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

История фонда и его состав;

Взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

· значение творческой и общественной деятельности автора документа;

· время и место создания документа;

· значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

· внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

· взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.

1.3 Система нормативно-методических пособий по отбору документов

Успешному претворению в жизнь различных путей решения вопросов экспертизы ценности документов, как известно, способствует нормативно-методическое обеспечение всех вопросов работы: номенклатуры дел, типовые, ведомственные перечни. И в статьях перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение рассмотренных критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов.

Ведущую роль в процессе установления сроков хранения документов играют перечни, являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фонда страны.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

Рассмотрим кратко историю этих нормативных пособий.

Первые перечни, так же, как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения «решенных дел» к середине XIX века, когда «помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало».

Все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.

После Октябрьской революции были сделаны попытки найти единые критерии оценки документации.

К 1925 году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению. Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательном акте. Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников (перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не подлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения (Положение «О сдаче архивных материалов Центрархиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и уничтожения»). Положение ВЦИК и СНК РСФСР от 29 января 1929 года «Об архивном управлении РСФСР» обязало все учреждения, предприятия и организации приступить к составлению перечней дел с указанием сроков их хранения. Перечни могли составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений (включая низовые), входящих в систему этого органа.

Макулатурная кампания, проводившаяся в связи с бумажным кризисом конца 1920-х годов, помешала выполнению этого постановления. Работа по созданию ведомственных перечней развернулась во второй половине 1930-х годов. В 1930-40-е годы было издано более 80-ти ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX века. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть. К 1929 году относится идея создания типового перечня для документов всех ведомств. Основные этапы разработки типовых перечней документов представлены в следующей таблице:

1929 год «Перечень документальных материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения»

1938 год «Перечень материалов денежно-материальной отчетности второстепенного значения и материалов массового трафаретного характера, подлежащих выделению без утверждения архивных органов»

1943 год «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий Союза ССР с указанием срока хранения материалов»

1955 год «Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных (городских) государственных архивах и образующихся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских учреждений, предприятий и организаций Союза ССР с указанием сроков хранения материалов»

1956 год «Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест хранения»

1957 год «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов»

1965-69 годы

4 выпуска «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»:

Вып. 2. Вопросы народного хозяйства

Вып. 3. Вопросы народного образования, здравоохранения, социального обеспечения, торговли и коммунального хозяйства

Вып. 4. Вопросы культуры

1973 год Сводный «Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР»

1989 год «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

Типовые перечни послужили основой для разработки ведомственных перечней. К 1991 году в организациях и на предприятиях использовалось около 60-ти ведомственных перечней, которые образовали систему нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов во всех отраслях управления.

Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, и в связи с этим возникли организации иных форм собственности, в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Так, очень своевременным явился перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку оно выпущено как в традиционном, так и электронном формате, то содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Это новый тип перечней, где даны группы документов постоянного и временного хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций был дан в Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)».

Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных организаций, построены по типовым функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:

· организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения управления и организации хранения документов;

· экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;

· организации экономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационного обслуживания и маркетинга;

· трудоустройства, организации и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;

· материально-технического снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;

· социально-бытовым, жилищным, деятельности общественных организаций.

Видовой состав документов постоянного хранения по указанным функциям в основном однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению с Перечнем типовых документов (1989 г.) новыми явились группы документов съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров по работе с акциями, о долевой собственности и т.п.

В перечнях для негосударственных организаций особо акцентируется внимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне». В перечне, данном в Справочном пособии «Управленческие документы постоянного срока хранения...», предлагается на постоянное хранение оставлять свод сведений, составляющих «коммерческую тайну» организации.

В Методических рекомендациях «Отбор на государственное хранение управленческих документов...» дан более полный спектр с анализом природы появления и методики отбора документов, закрываемых организацией на «коммерческую тайну».

Но в любом случае при отборе документов, содержащих подобного рода сведения, необходимо свои действия согласовывать с правительственным перечнем сведений, которые не могут составлять «коммерческую тайну».

Таким образом, рассмотренные последние два перечня можно считать существенным дополнением к Перечню типовых документов (1989 г.), дающим возможность производить отбор на постоянное хранение документов негосударственных организаций.

Следовательно, в существующей во второй половине 90-х годов XX века системе перечней было опущено одно звено - обеспечивающее установление конкретных временных сроков хранения документов в негосударственных организациях.

В 2000 г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением типового перечня документов 1989 года.

В чем же взаимосвязь двух этих перечней?

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть типового перечня 1989 г.

Во-вторых, новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения документов, созданных в 80-90-е гг. (до 1995 г.), необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.

В-третьих, остается действующей вторая частьтипового перечня 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например: конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.

Остановимся на основных, характерных чертах Перечня типовых управленческих документов (М., 2000), которые с достаточной степенью подробности изложены в указаниях по применению этого перечня.

Само название нового типового перечня указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности, и даже форм собственности, т.е. действие нового типового перечня распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый типовой перечень необходим в качестве основного нормативного пособия, в первую очередь при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Однако есть одно новшество в построении основной части перечня. Так, для сроков хранения в новом типовом перечне отведена лишь одна графа. Но пользуются перечнем все учреждения: источники и не источники комплектования.

Учреждения - источники комплектования(или потенциальные источники комплектования - негосударственные организации) без изменений используют те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов».

Государственные или муниципальные учреждения, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока хранения «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. сами преобразуют указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

Но это правило распространяется не на все документы.

Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования - государственных, муниципальных, негосударственных - до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы по регистрации, а также другие документы, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обратить внимание на изменение (и существенное изменение) сроков хранения документов по личному составув учреждениях всех форм собственности.

В новом типовом перечне срок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен 75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что в стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, отложившихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения «Постоянно».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с Определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь срок хранения «Постоянно», что решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

В 2000 г. вышел в свет новый, не имеющий аналогов, «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения».В его составе отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и другие.

Данный перечень направлен на рационализацию организации документов в делопроизводстве, обеспечение сохранности, отбор документов на постоянное (вечное) хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также защиту законных интересов кредиторов, вкладчиков, клиентов кредитных организаций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

Структура примерного перечня несколько отличается от структуры перечня типовых управленческих документов в части количества граф для сроков хранения. В примерном перечне сроки хранения дифференцированы по двум графам: в графе № 3 даны сроки хранения для собственно кредитной организации, в графе № 4 - для филиалов, представительств и учреждений кредитной системы, которые не являются самостоятельными юридическими лицами в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч. 1, ст. 55), а, следовательно, и не могут быть источниками комплектования.

Документы постоянного срока хранения таких филиалов, представительств должны передаваться в состав архивного фонда собственно кредитной организации. Исключение возможно лишь в том случае, когда филиалы или представительства достаточно удалены территориально. В этом случае для передачи их документов самостоятельно в государственный или муниципальный архив собственно кредитная организация должна заключить договор с архивным учреждением Федеральной архивной службы. В процессе применения примерного перечня для документов по личному составу необходимо обратить внимание на то, что в перечне относительно личных дел и документов по личному составу дан срок хранения 75 лет, в то время как в новом типовом перечне срок определен для этой категории документов 75 лет ЭПК. Очевидно, что в данной ситуации приоритетным должны быть сроки хранения, указанные в новом типовом перечне.

В то же время в примерном перечне отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) заменена на «ЭК» (экспертная комиссия) кредитной организации. Отметка «ЭК» означает, что документы могут иметь научно-историческое или практическое значение, и срок их хранения экспертной комиссией кредитной организации может быть установлен «Постоянно».

Несколько слов следует сказать о ведомственных перечнях и перечнях, разработанных архивными учреждениями субъектов Федерации. В регионах России в 1990-е годы проводилась большая работа по созданию перечней для различных категорий фондообразователей. При этом приоритет принадлежит перечням для вновь созданных государственных учреждений, а также перечням для негосударственных учреждений. Разработаны перечни и для общественных организаций. Однако в целом работа по созданию системы ведомственных перечней находится в начальной стадии, что закономерно, поскольку они создаются на основе типовых перечней. Среди ведомственных перечней 1990-х годов следует отметить перечни документов Государственной Думы РФ, учреждений Центрального банка РФ, Сберегательного банка РФ. В современной системе перечней документов различают три типа:

· с указанием сроков хранения;

· постоянного хранения;

· постоянного и долговременного хранения.

Перечни документов могут быть следующих видов.

    Типовые для всей системы учреждений.

Их назначение - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Однако типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

2. Примерные для однородных организаций.

Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

3. Ведомственные - по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.

Ведомственный перечень - это справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

Для того чтобы овладеть методикой определения сроков хранения документов по перечням, следует тщательно изучить структуру перечня.

Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов дел, законченных в любом месяце 2002 г., начинается с 1 января 2003 года.

Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на постоянное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

· общие положения;

· структура и порядок применения перечня;

· организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

Теперь рассмотрим способы группировки учреждений в схеме перечня.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами, ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам.

Таким образом, перечни документов являются одновременно инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и инструментом по комплектованию архивных учреждений.

С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит так называемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостью сохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов как государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации.

Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценности документов идет поэтапно – создание типовых перечней документов постоянного хранения, затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения (негосударственных и государственных организаций). Сейчас следующий этап - разработка на их основе ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения.

Вместе с тем необходимо помнить, что перечни не являются панацеей от всех бед.

Во-первых, несмотря на наличие перечней, необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на вечное хранение и выделяемых к уничтожению.

Во-вторых, перечни устаревают, особенно ведомственные, особенно с указанием сроков хранения, особенно в наше бурное время.

В-третьих, перечни обратной силы не имеют. Их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после издания перечня.Таким образом, современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней, классификаторов и т.п. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов.

В то же время в процессе работы с документами в организации необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

· номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

· каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

· номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

· номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

· номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

· охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

· раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

· определение круга документов для включения в номенклатуру;

· составление заголовков (наименований) дел;

· разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

· определение сроков хранения дел;

· определение системы индексации и установление индексов дел;

· оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Индексация дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам –индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - названия заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Задачи, решаемые в ходе экспертизы ценности сведений

Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодательных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:

  • отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государственной принадлежности;
  • подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
  • определение образцов, лишенных фактической ценности для компании, для следующего уничтожения;
  • определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.

Экспертиза оценки документов проводится:

  • в архиве ведомственном;
  • в архиве государственном как самостоятельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
  • в делопроизводстве учреждений.

В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:

  • работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценности формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
  • регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
  • переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в документе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем сотрудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
  • проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
  • подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроизводства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контролируемой экспертной комиссией (ЭК) компании.

Законодательная основа процедуры

В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются положения:

  • законодательных норм и правовых актов РФ в отношении документационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
  • нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
  • типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел.

Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств. Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости. Информация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительного периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обеспечиваться в течение всего срока.

Внимание! Из-за утраты важных сведений компании могут грозить штрафные санкции либо уголовное наказание (в отношении руководителей или ответственных лиц компании). Поэтому ответственный и грамотный подход к проведению процедуры оценки документов позволит избежать ситуаций с уничтожением данных, имеющих особое значение.

Порядок проведения оценки ценности документа

Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или формы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экспертной комиссией, состоящей из:

  • представителя руководства компании;
  • работников структуры персонала организации и делопроизводства;
  • сотрудников архива;
  • отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
  • главного бухгалтера предприятия;
  • представителя юридического подразделения.

Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства предприятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.

Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением вопросов:

  • контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
  • обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения);
  • подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения;
  • повреждения экземпляров постоянной сохранности, не подлежащих исправлению;
  • первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации;
  • оказания методической помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, актов работниками предприятия;
  • согласования проектов номенклатуры досье структурных подразделений.

К сведению! Заседания комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем ЭК и секретарем собрания. Решения, отражаемые в протоколе, и составленные в ходе проверки списки обретают юридическую силу после утверждения руководством компании. В отношении секретных и общедоступных дел составляются индивидуальные акты.

Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации документов.

Подбор документов в ходе процедуры определения их ценности

Документы управленческого предназначения разделяют на следующие группы:

  • Касающиеся деятельности юридического лица, а также его филиалов и иных структур (документация распорядительного и организационного характера преимущественно с постоянным периодом сохранности).
  • Исполняющие вспомогательную роль, востребованные в ходе оперативной деятельности или для справочных целей (данные бухгалтерского или оперативного типа в текстовом варианте со сроком обеспечения их наличия от нескольких дней, месяцев, ряда лет).
  • Информация по штатному составу предприятия, подлежащая обязательному наличию в течение длительного времени. Постоянно или несколько десятилетий не подлежат уничтожению приказы по работникам предприятия (о принятии на работу, увольнении, перемещении внутри компании), трудовые контракты, личные дела, карточки и лицевые счета.

При подборе объектов на размещение (в архив) или для уничтожения большое значение уделяется вопросам их подлинности. Передаваемые для размещения текстовые сведения должны быть грамотно оформлены и обладать действительной юридической значимостью. В особых случаях (к примеру, при утрате или низком качестве оригинала) передаются на архивное размещение копии текстов, имеющие необходимое удостоверение и заверение.

Процесс отбора начинается с определения документов, которые классифицируются как экземпляры для постоянного сохранения. По ним готовятся списки (описи), подлежащие утверждению руководством организации. Повышенное внимание уделяется данным штатного состава предприятия, так как в некоторых случаях (к примеру, при ликвидации компании) указанные сведения перемещаются в госархив.

После подготовки и утверждения списка объектов для долгосрочного или постоянного сохранения оформляются перечни документов, которые требуется уничтожить.

К сведению! По итогам работы ЭК уничтожению подлежат поврежденные образцы, по которым значительная часть текста не поддается прочтению, и не подлежащие восстановлению. При возможности частичного восстановления информации текст передается на хранение в отреставрированном варианте или с приложением копии.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Особенности проведения экспертизы ценности электронных документов.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы.

В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов, затраты на обеспечение хранения.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).

В архиве организации в зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5). Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5 настоящих Правил.

ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел электронных документов).

Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.

Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Акт о выделении к уничтожению дел , не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела".

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям:

оперативность обработки и поиска документов;

надеж­ность документационного обслуживания;

сохранность документов.

Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы архивов организаций" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел.

Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях).

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: МГИМО и т.п.

Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, исполнен ли он (о чем должна быть помета).

Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.

Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1999 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г."- второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года.

Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации.

Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специфику.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.

Документы в личных делах размещают в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представле­ние; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольне­нии); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значе­ния группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии.

Копии приказов о нало­жении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в свя­зи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

По месту формирования на текущем хранении дела состоят в течение 2-х лет. Дела размещаются в запирающихся шкафах или сейфах для их сохранности и защиты от пыли и света.

Дела хранятся на полках вертикально согласно последовательности их расположения в номенклатуре дел. НД прикрепляется на внутренней дверце шкафа На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре для быстрого поиска документа.

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, ну­мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов;

Начинается оно с момента заверения дела в де­лопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к пере­даче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводит­ся работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сро­ков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывать­ся следующие реквизиты:

наименование учреждения и его непо­средственная подчиненность;

наименование структурного подраз­деления,

индекс дела;

аннотация к документам дела (для дел по­стоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения го­сударственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом).

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются черни­лами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соот­ветствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблю­дать следующие требования:

название учреждения пишут полнос­тью с указанием подчиненности в именительном падеже или ука­зывают его официально принятое сокращенное наименование;

за­головок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удоб­ства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения.

Если название учреждения (вы­шестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделе­ние), на обложке дописывают название этого учреждения (струк­турного подразделения).

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответ­ствующего учреждения государственной архивной службы.

В не­обходимых случаях (например, если заголовок на обложке не от­ражает содержания документов в деле) в него вносятся дополни­тельные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указы­ваться их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, пос­ле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части до­кументов или к одному из них, то их пишут после описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы).

При наличии в деле несколь­ких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Правильное дати­рование дел зависит от всестороннего учета характера и вида до­кументов, которые в них сформированы.

Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (докла­ды, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, ме­сяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и пос­леднего протоколов или даты их утверждения (если они утвержда­ются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - ко­личество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности состави­теля, даты составления и подписывается составителем с расшиф­ровкой подписи.

Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной над­писи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговремен­ного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван специ­фикой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степе­ней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по раз­новидностям документов, заголовки которых не раскрывают их кон­кретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систе­матизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их со­став и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учет­ным документом и основным видом научно-справочного стандар­та, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

  • - действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • - перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
  • - нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

На первом этапе экспертизы ЭД и БД архивом совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяется перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими требованиями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации.

Экспертиза ЭД и БД проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев); определяются значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.

При приеме ЭД и БД на хранение в архив учитываются следующие факторы: ограничения на прием ЭД и БД; завершенность процесса создания ЭД и БД; стоимость возможного перевода ЭД и БД в другой формат при приеме в архив, наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД и БД, наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД и БД; затраты на обеспечение хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

  • - в делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
  • - в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя организации создается ЭК из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами ЭК являются:

  • - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе их формирования;
  • - организация и проведение экспертизы ценности документов па стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный и муниципальный архив.

Основные функции ЭК следующие:

  • - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
  • - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
  • - подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  • - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

В соответствии с планом работы и но мере необходимости ЭК проводят заседания, которые протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в кадровых службах, как и в других структурных подразделениях, осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного храпения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

  • - проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
  • - запись ЭД на машинные носители;
  • - проверка качества записи;
  • - описание ЭД;
  • - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД постоянного хранения и им личному составу;
  • - подготовка комплекта сопроводительной документации.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении и уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются архивные описи на ЭД постоянного хранения и по личному составу.

Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает описи па дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей для постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2009 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2012 г.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих храпению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений, подчиненных или подведомственных учреждений. Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в "Основных правилах работы ведомственных архивов". Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер .

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их натри группы:

  • - основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;
  • - оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;
  • - документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится долговременно (75 лет) .

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.) .

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

  • - перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
  • - перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
  • - перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

  • - составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
  • - проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
  • - запись ЭД на машинные носители;
  • - проверка качества записи;
  • - описание ЭД;
  • - проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
  • - подготовка комплекта сопроводительной документации .

В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.

Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем.

Похожие публикации